Maîtriser sa messagerie

« Je suis hyper-stressée par les messages de mon boss », explique Francine. « Il m’envoie des mails à tout bout de champ et il exige que je lui réponde dans les minutes qui suivent. Ça m’oblige à interrompre mon travail en cours, et à la fin de la journée je n’ai pas fait la moitié de ce que je devais faire ! C’est épuisant ! »

Adrien reconnaît être dérangé par les alertes sonores de sa messagerie : « Même quand je suis occupé à autre chose, avoue-t-il, je ne peux pas m’empêcher d’aller consulter ma messagerie lorsque retentit l’annonce d’un message. Or, la plupart du temps, ce sont des messages non urgents qui ne font que me disperser. Je perds à chaque fois un peu de ma concentration et cela demande un effort pour revenir sur le dossier en cours. »

La messagerie électronique est devenu le moyen de communication le plus employé dans l’entreprise, devant le téléphone. Pourtant, maitrisons-nous suffisamment cet outil qui, mal utilisé, risque de nous faire perdre du temps au lieu d’en gagner ? N’est-il pas préférable d’être maître de sa messagerie plutôt que de se laisser déborder par elle ?

Voici quelques conseils pour maîtriser sa messagerie électronique.

Choisir le moment de traiter ses messages

Les spécialistes sont unanimes sur ce point : c’est l’usager qui va consulter ses messages au moment qu’il choisit plutôt que de se laisser déranger à tout moment. On surestime souvent l’urgence des messages. Donc, pour une meilleure efficacité, il est conseillé de désactiver les alertes sonores ou visuelles des messages et de se choisir un rythme de consultation qui conviendra à son activité : pour certains, une fois par jour suffira ; pour d’autres, ce sera trois fois par jour.

Trier les messages

Une forte proportion des courriels ont une valeur très faible : selon différentes enquêtes, la proportion des mails indésirables dépasserait 90%. Des logiciels de filtrage, dits « antispams » en éliminent un certain nombre. Beaucoup d’autres messages ont une valeur éphémère, comme les détails de lieu ou d’heure d’un rendez-vous. Les messages conservés peuvent être classés par dossiers. Le système de classement, pour être efficace, devra faire l’objet d’une réflexion et correspondre à la façon de travailler de la personne. Par ailleurs, on peut noter que la plupart des systèmes de messagerie possèdent des options per-mettant de trier et classer automatiquement une part du flot des messages à partir de leur titre ou de mots-clés.

Vider sa boîte de réception

L’idéal est de pouvoir faire en sorte que la boîte de réception du courrier soit vide en fin de journée : tous les messages ayant été soit supprimés, soit classés dans des dossiers, soit répertoriés dans les contacts. Cela permet de se sentir plus léger, de diminuer les sentiments d'anxiété et de culpabilité ! En utilisant des techniques de ce type, Adrien s’extrait de sa dépendance. Il dit avoir diminué son niveau de stress et gagné plus de contrôle sur sa vie professionnelle. Quant à Francine, il lui faut aussi convaincre son chef… ce qui pourra faire l’objet d’une autre lettre !

Renaud CHEREL


Voir aussi dans ce blog : 
    Rédiger ses messages

Liens externes : 
    Du bon usage de l'email

Acquérir la maîtrise

Myamoto Musachi, maître de sabre japonais

Un Maître de sabre reçut un jour un confrère. Il imagina alors une astuce pour présenter ses trois fils et le niveau qu'ils avaient atteint à son école. Il posa un vase en équilibre au-dessus de la porte de la pièce, de façon à ce qu'il tombe sur celui qui la ferait coulisser.

Enfin installés devant une tasse de thé, le maître appela son fils aîné. On entendit des pas approcher puis stopper net devant la porte ; l'ayant entrouverte doucement, le garçon saisit le vase et entra. Il replaça le vase dans la même position avant d’aller saluer les deux maîtres. « Voici mon fils aîné, dit le Maître, son niveau est maintenant bon, bientôt il sera maître à son tour. »

Il appela le second fils. Celui-ci entra sans hésitation et faillit bien recevoir le vase, mais au dernier moment, il l'esquiva et le rattrapa au vol. « Et voilà mon deuxième fils, il a encore un long chemin à parcourir. »

Vint le tour du plus jeune garçon qui entra brusquement, reçut l'objet en plein sur le crâne, mais avant que le vase n'atteigne le sol, il dégaina son sabre et le fracassa d'un coup. « Voici mon fils cadet, dit le Maître à son ami qui riait, il ne comprend pas grand chose à l'art du sabre mais enfin, il est encore jeune. »

On peut tirer quelques leçons d’une telle histoire ; voici celles que je vous propose, à vous d’en trouver d’autres...
Pour être capable d’atteindre la maîtrise dans un certain domaine, l’apprenti doit mettre en œuvre certaines qualités :
- Le sens de l’observation : c’est en étant attentif à son environnement, en voyant que la porte n’était pas fermée de la manière habituelle, que le fils aîné s’est douté de quelque chose. Suis-je assez attentif aux différents paramètres de la situation pour agir de la meilleure façon ?
- Le sens de l’adaptation : le second fils met à profit la souplesse et la rapidité de mouvement acquise à son entraînement de sabre pour rattraper le vase au vol sans le casser. Ai-je le réflexe d’utiliser mes savoir-faire et mes talents dans d’autres conditions que mon contexte habituel ?
- La maîtrise de soi : en réagissant trop instinctivement, le fils cadet ne se sert pas de son sabre à bon escient. Il en résulte un fort mal au crâne et un vase cassé. Ai-je le sang-froid nécessaire pour ne pas toujours agir selon ma première impulsion, mais proportionner mon geste à la situation ?

Cette histoire nous laisse entendre, et c’est vérifiable par l’expérience, que ces différentes qualités ne sont pas hors de notre portée, quel que soit le domaine où on les exerce. La maîtrise peut être acquise grâce à un travail d’apprentissage et maintenue par un entraînement régulier.



Elle est extraite du livre de Pascal Fauliot : « Contes et récits des arts martiaux de Chine et du Japon », éd. Albin Michel, Paris, 1984. 

Renaud CHEREL  



Voir aussi dans ce blog :
    Faut-il chercher la perfection ?
    Faut il avoir de l'expérience ?
    Savoir encourager

Liens externes : 
    Comment acquérir la maîtrise totale de soi