Rédiger ses messages

Bien rédiger ses messages (dessin Renaud Cherel)

Dans le message précédent (voir Maîtriser sa messagerie), j'ai donné quelques conseils pour maîtriser sa messagerie. Voyons maintenant comment rédiger ses messages. Une communication par mail efficace doit être pertinente, structurée et organisée. Communiquer pour être lu, pour être compris, et pour qu'une action soit entreprise, tel est l'objectif. Voici quelques astuces pour optimiser la rédaction de vos messages :

Choisissez les bons médias pour communiquer

La messagerie électronique est un outil plein de non-dits et de ruptures d'information, sans compter les traces écrites... Tout cela peut être à l'origine de malentendus. Certains échanges seront plus efficacement gérés en face à face, dans un bureau ou devant la machine à café. Ce sera le cas pour discuter sur un sujet complexe, régler un conflit ou avoir un entretien à enjeu émotionnel fort. D’autres échanges, qui demandent beaucoup d’interactivité ou bien une réponse immédiate, seront peut-être mieux réglés par téléphone ou en visioconférence pur un échange de groupe.

Évitez la confusion des genres

Il est très difficile pour notre cerveau de gérer en même temps des informations trop différentes. Il est donc préférable de gérer séparément les messages personnels et les messages professionnels. Par exemple en ayant créé deux adresses de messagerie séparées. Ou, au moins, en séparant ces informations dès qu’elles vous parviennent.

Un titre pour un message

Il s’agit de la rubrique « objet ». Si votre correspondant reçoit de nombreux messages, ceux qui sont sans objet risquent de passer aux oubliettes, ou d’être considérés comme non importants. Par ailleurs, le titre vous permet, ainsi qu’à votre correspondant, de classer plus aisément les messages. Pour cela, choisissez un titre bref, qui soit bien en rapport avec le contenu.

Un seul thème par message

Sauf évidemment si le but de l’échange est justement d’aborder divers points, mieux vaut en-voyer autant de messages différents que de thèmes. Cela permet un traitement plus efficace. Certaines questions peuvent être plus urgentes ou plus importantes que d’autres, et pourront être traitées en priorité. Une fois la question importante réglée, votre correspondant risque de classer ce message sans traiter les autres questions si elles portent sur des thèmes complètement différents.

Soyez bref !

Plus votre message est bref, plus il est percutant ; au maximum, il doit tenir entièrement sur un seul écran – c’est déjà beaucoup. Si vous devez donner des détails sur un point, faire un compte-rendu ou fournir un rapport, mettez ces éléments en pièce jointe, et non pas dans le message.

Relisez le texte avant de l’envoyer

Prenez toujours le temps de la relecture. Cela ne prend que quelques secondes et c’est impératif pour éviter les fautes, les lapsus ou les oublis ! Mais cela vous permet aussi de vous mettre dans la peau de votre destinataire et vous assurer que votre message lui sera compréhensible au premier coup d'œil : vous aurez alors plus de chances d'être efficace.

Formules de politesse

Vos formules d’introduction et de conclusion peuvent varier considérablement selon le degré de proximité que vous entretenez avec votre correspondant. Vous pouvez grandement simplifier les formules de politesse dans un courriel ; mais ne les négligez pas sous prétexte d’efficacité !

Renaud CHEREL

Voir aussi dans ce blog :
    Maîtriser sa messagerie
    Vive l'écriture!