Maîtriser sa messagerie

« Je suis hyper-stressée par les messages de mon boss », explique Francine. « Il m’envoie des mails à tout bout de champ et il exige que je lui réponde dans les minutes qui suivent. Ça m’oblige à interrompre mon travail en cours, et à la fin de la journée je n’ai pas fait la moitié de ce que je devais faire ! C’est épuisant ! »

Adrien reconnaît être dérangé par les alertes sonores de sa messagerie : « Même quand je suis occupé à autre chose, avoue-t-il, je ne peux pas m’empêcher d’aller consulter ma messagerie lorsque retentit l’annonce d’un message. Or, la plupart du temps, ce sont des messages non urgents qui ne font que me disperser. Je perds à chaque fois un peu de ma concentration et cela demande un effort pour revenir sur le dossier en cours. »

La messagerie électronique est devenu le moyen de communication le plus employé dans l’entreprise, devant le téléphone. Pourtant, maitrisons-nous suffisamment cet outil qui, mal utilisé, risque de nous faire perdre du temps au lieu d’en gagner ? N’est-il pas préférable d’être maître de sa messagerie plutôt que de se laisser déborder par elle ?

Voici quelques conseils pour maîtriser sa messagerie électronique.

Choisir le moment de traiter ses messages

Les spécialistes sont unanimes sur ce point : c’est l’usager qui va consulter ses messages au moment qu’il choisit plutôt que de se laisser déranger à tout moment. On surestime souvent l’urgence des messages. Donc, pour une meilleure efficacité, il est conseillé de désactiver les alertes sonores ou visuelles des messages et de se choisir un rythme de consultation qui conviendra à son activité : pour certains, une fois par jour suffira ; pour d’autres, ce sera trois fois par jour.

Trier les messages

Une forte proportion des courriels ont une valeur très faible : selon différentes enquêtes, la proportion des mails indésirables dépasserait 90%. Des logiciels de filtrage, dits « antispams » en éliminent un certain nombre. Beaucoup d’autres messages ont une valeur éphémère, comme les détails de lieu ou d’heure d’un rendez-vous. Les messages conservés peuvent être classés par dossiers. Le système de classement, pour être efficace, devra faire l’objet d’une réflexion et correspondre à la façon de travailler de la personne. Par ailleurs, on peut noter que la plupart des systèmes de messagerie possèdent des options per-mettant de trier et classer automatiquement une part du flot des messages à partir de leur titre ou de mots-clés.

Vider sa boîte de réception

L’idéal est de pouvoir faire en sorte que la boîte de réception du courrier soit vide en fin de journée : tous les messages ayant été soit supprimés, soit classés dans des dossiers, soit répertoriés dans les contacts. Cela permet de se sentir plus léger, de diminuer les sentiments d'anxiété et de culpabilité ! En utilisant des techniques de ce type, Adrien s’extrait de sa dépendance. Il dit avoir diminué son niveau de stress et gagné plus de contrôle sur sa vie professionnelle. Quant à Francine, il lui faut aussi convaincre son chef… ce qui pourra faire l’objet d’une autre lettre !

Renaud CHEREL


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