Rédiger ses messages

Bien rédiger ses messages (dessin Renaud Cherel)

Dans le message précédent (voir Maîtriser sa messagerie), j'ai donné quelques conseils pour maîtriser sa messagerie. Voyons maintenant comment rédiger ses messages. Une communication par mail efficace doit être pertinente, structurée et organisée. Communiquer pour être lu, pour être compris, et pour qu'une action soit entreprise, tel est l'objectif. Voici quelques astuces pour optimiser la rédaction de vos messages :

Choisissez les bons médias pour communiquer

La messagerie électronique est un outil plein de non-dits et de ruptures d'information, sans compter les traces écrites... Tout cela peut être à l'origine de malentendus. Certains échanges seront plus efficacement gérés en face à face, dans un bureau ou devant la machine à café. Ce sera le cas pour discuter sur un sujet complexe, régler un conflit ou avoir un entretien à enjeu émotionnel fort. D’autres échanges, qui demandent beaucoup d’interactivité ou bien une réponse immédiate, seront peut-être mieux réglés par téléphone ou en visioconférence pur un échange de groupe.

Évitez la confusion des genres

Il est très difficile pour notre cerveau de gérer en même temps des informations trop différentes. Il est donc préférable de gérer séparément les messages personnels et les messages professionnels. Par exemple en ayant créé deux adresses de messagerie séparées. Ou, au moins, en séparant ces informations dès qu’elles vous parviennent.

Un titre pour un message

Il s’agit de la rubrique « objet ». Si votre correspondant reçoit de nombreux messages, ceux qui sont sans objet risquent de passer aux oubliettes, ou d’être considérés comme non importants. Par ailleurs, le titre vous permet, ainsi qu’à votre correspondant, de classer plus aisément les messages. Pour cela, choisissez un titre bref, qui soit bien en rapport avec le contenu.

Un seul thème par message

Sauf évidemment si le but de l’échange est justement d’aborder divers points, mieux vaut en-voyer autant de messages différents que de thèmes. Cela permet un traitement plus efficace. Certaines questions peuvent être plus urgentes ou plus importantes que d’autres, et pourront être traitées en priorité. Une fois la question importante réglée, votre correspondant risque de classer ce message sans traiter les autres questions si elles portent sur des thèmes complètement différents.

Soyez bref !

Plus votre message est bref, plus il est percutant ; au maximum, il doit tenir entièrement sur un seul écran – c’est déjà beaucoup. Si vous devez donner des détails sur un point, faire un compte-rendu ou fournir un rapport, mettez ces éléments en pièce jointe, et non pas dans le message.

Relisez le texte avant de l’envoyer

Prenez toujours le temps de la relecture. Cela ne prend que quelques secondes et c’est impératif pour éviter les fautes, les lapsus ou les oublis ! Mais cela vous permet aussi de vous mettre dans la peau de votre destinataire et vous assurer que votre message lui sera compréhensible au premier coup d'œil : vous aurez alors plus de chances d'être efficace.

Formules de politesse

Vos formules d’introduction et de conclusion peuvent varier considérablement selon le degré de proximité que vous entretenez avec votre correspondant. Vous pouvez grandement simplifier les formules de politesse dans un courriel ; mais ne les négligez pas sous prétexte d’efficacité !

Renaud CHEREL

Voir aussi dans ce blog :
    Maîtriser sa messagerie
    Vive l'écriture!

Maîtriser sa messagerie

« Je suis hyper-stressée par les messages de mon boss », explique Francine. « Il m’envoie des mails à tout bout de champ et il exige que je lui réponde dans les minutes qui suivent. Ça m’oblige à interrompre mon travail en cours, et à la fin de la journée je n’ai pas fait la moitié de ce que je devais faire ! C’est épuisant ! »

Adrien reconnaît être dérangé par les alertes sonores de sa messagerie : « Même quand je suis occupé à autre chose, avoue-t-il, je ne peux pas m’empêcher d’aller consulter ma messagerie lorsque retentit l’annonce d’un message. Or, la plupart du temps, ce sont des messages non urgents qui ne font que me disperser. Je perds à chaque fois un peu de ma concentration et cela demande un effort pour revenir sur le dossier en cours. »

La messagerie électronique est devenu le moyen de communication le plus employé dans l’entreprise, devant le téléphone. Pourtant, maitrisons-nous suffisamment cet outil qui, mal utilisé, risque de nous faire perdre du temps au lieu d’en gagner ? N’est-il pas préférable d’être maître de sa messagerie plutôt que de se laisser déborder par elle ?

Voici quelques conseils pour maîtriser sa messagerie électronique.

Choisir le moment de traiter ses messages

Les spécialistes sont unanimes sur ce point : c’est l’usager qui va consulter ses messages au moment qu’il choisit plutôt que de se laisser déranger à tout moment. On surestime souvent l’urgence des messages. Donc, pour une meilleure efficacité, il est conseillé de désactiver les alertes sonores ou visuelles des messages et de se choisir un rythme de consultation qui conviendra à son activité : pour certains, une fois par jour suffira ; pour d’autres, ce sera trois fois par jour.

Trier les messages

Une forte proportion des courriels ont une valeur très faible : selon différentes enquêtes, la proportion des mails indésirables dépasserait 90%. Des logiciels de filtrage, dits « antispams » en éliminent un certain nombre. Beaucoup d’autres messages ont une valeur éphémère, comme les détails de lieu ou d’heure d’un rendez-vous. Les messages conservés peuvent être classés par dossiers. Le système de classement, pour être efficace, devra faire l’objet d’une réflexion et correspondre à la façon de travailler de la personne. Par ailleurs, on peut noter que la plupart des systèmes de messagerie possèdent des options per-mettant de trier et classer automatiquement une part du flot des messages à partir de leur titre ou de mots-clés.

Vider sa boîte de réception

L’idéal est de pouvoir faire en sorte que la boîte de réception du courrier soit vide en fin de journée : tous les messages ayant été soit supprimés, soit classés dans des dossiers, soit répertoriés dans les contacts. Cela permet de se sentir plus léger, de diminuer les sentiments d'anxiété et de culpabilité ! En utilisant des techniques de ce type, Adrien s’extrait de sa dépendance. Il dit avoir diminué son niveau de stress et gagné plus de contrôle sur sa vie professionnelle. Quant à Francine, il lui faut aussi convaincre son chef… ce qui pourra faire l’objet d’une autre lettre !

Renaud CHEREL


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