Gérer son temps

"L'heure pour tous" (Arman)

En dehors des considérations sur la définition du temps, il reste un domaine très pragmatique : qu’est-ce que nous faisons de notre temps ? Sur la terre, nous disposons tous exactement du même temps, 24 heures par jour. Et pourtant, l’on observe de très grandes différences dans les comportements, face à cette quantité de temps égale pour tous : certains sont toujours pressés, courent d’une activité à une autre, alors que d’autres se contentent d’un rythme plus modéré. On voit des personnes qui sont régulièrement en retard, quelles que soient les circonstances, alors que d’autres sont quasiment toujours à l’heure. Certains, que l’on peut qualifier de multitâches, aiment faire plusieurs choses à la fois ; d’autres au contraire préfèrent se concentrer sur une chose à la fois de façon à effectuer les tâches l’une après l’autre.

Il faut dire que, dans notre société actuelle, nous subissons une forte pression sociale vis-à-vis de la question du temps. La publicité, les médias nous assènent à longueur de journée qu’il nous faut tout, tout de suite. Plus on a de tout, mieux c’est, et l’on privilégie la quantité au lieu de la qualité. Nos modes de vie nous poussent à courir tout le temps, et nous le payons souvent par un excès de stress.

Pourtant, gérer son temps, cela s’apprend. Voici 5 domaines où je peux améliorer mes comportements, notamment au travail :

Gérer mon budget temps
Plus j'ai de temps disponible pour une tâche donnée, plus cette tâche prendra de temps. Pour chaque tâche à venir, j'évalue le temps nécessaire et je prévois un budget temps en incluant une marge de manœuvre pour les imprévus.

Optimiser mes capacités personnelles
J'ai appris à me connaître et j'optimise mes talents, je mémorise l'important ; pour le reste, j'utilise des outils (agenda, ordinateur, téléphone…) ou je délègue ; je me garde des temps de créativité ; j'organise au mieux mon espace de travail en disposant les choses comme elles me conviennent.

Gérer la succession des tâches
Je privilégie les séquences de travail homogènes en gérant au mieux les interruptions. Si je travaille dans un bureau, quand je suis très occupé, je ferme la porte ; le reste du temps, je la laisse ouverte. Je fais alterner les séquences plutôt que de chercher à tout faire en même temps.

Affecter mes priorités
J'ai une claire vision des priorités de l'entreprise et des miennes, de ce qui fait avancer ma mission. Je décide rapidement de ce que je dois faire, déléguer, ou laisser tomber.

Situer dans le contexte
Je vérifie régulièrement que mes objectifs sont en phase à la fois avec les besoins internes de l'entreprise et avec le marché et la concurrence ; je n’hésite pas à questionner sur ces points mes supérieurs, mes collègues, mes concurrents.

Il faut prendre son temps, sinon c'est le temps qui vous prend. (Balthus)

Renaud CHEREL


Voir aussi dans ce blog sur la même thématique : 
    Chacun son rythme
    La notion du temps
    Se situer dans  le temps
    Valeur produite et temps passé
    Activisme-et-hyperactivité
    Divertissements et loisirs
    Compartimenter sa vie

S'organiser dans son travail

Jean-Louis travaille dans le service qualité d’une PME. Il est constamment débordé dans son travail : les dossiers s’empilent sur son bureau, il en est réduit à parer au plus urgent. C’est le stress quotidien, et il lui arrive souvent ramener des dossiers à la maison pour les travailler le soir ou bien le week-end. Il se rend bien compte que cela ne peut pas durer ; mais il ne sait pas comment se sortir de cette situation.

Claudine, très organisée dans son travail

Claudine, elle, gère une collection dans une maison d’édition. Elle doit impérativement respecter les délais de sortie en tenant compte des relations complexes avec les différents corps de métiers qui se succèdent pour produire un livre, des délais techniques, des retards des prestataires. Et pourtant, elle est suffisamment organisée pour faire face aux contraintes et aux imprévus de son métier. Quel est donc son secret ?

L’organisation, c’est essentiellement une affaire de tempérament, me direz-vous : certaines personnes sont naturellement très ordonnées et aiment prévoir les choses à l’avance, alors que d’autres préfèrent improviser selon les circonstances et sont plus à l’aise dans un certain désordre. Mais les choses ne sont pas si simples : d’abord, parce que l’organisation dans l’espace et la capacité de se projeter dans le temps sont deux aptitudes complètement différentes ; une même personne ne possède pas forcément les deux au même degré. Ensuite, nous constatons bien que, selon les domaines d’activité, nous ne sommes pas organisés de la même façon : Cyril, agent commercial très organisé dans son travail, est particulièrement désordre à la maison. Geneviève, si méthodique dans l’organisation des journées en période scolaire, laisse les choses se faire pendant les vacances.

En fait, l’organisation, cela s’apprend, à partir du moment où nous l’appliquons dans un domaine particulier où nous sommes motivés. Claudine s’appuie sur cinq grands axes :

Gérer son budget temps
Claudine a constaté qu’en général, plus elle dispose de temps pour faire un travail donné, plus ce travail prendra de temps. C’est pourquoi, pour chaque tâche à venir, elle évalue le temps nécessaire et elle prévoit un budget temps en incluant une marge de manœuvre pour les imprévus.

Optimiser ses capacités personnelles
Claudine a appris à se connaître et optimise ses capacités personnelles : elle mémorise l'important, et pour le reste elle utilise des outils ou elle délègue les tâches qu’elle ne peut ou ne sait pas faire. Elle se garde des temps de créativité et organise au mieux son espace de travail.

Gérer la succession des tâches
Elle privilégie les séquences de travail homogènes en gérant au mieux les interruptions inévitables. Elle fait alterner les séquences plutôt que de chercher à tout faire en même temps.

Affecter les priorités
Claudine a une claire vision des priorités de l'entreprise et des siennes, de sa mission. Elle décide rapidement de ce que je dois faire, déléguer, ou laisser tomber.

Situer dans le contexte
Claudine vérifie régulièrement que ses objectifs sont en phase à la fois avec les besoins internes de l'entreprise (son chef, ses collègues) et avec le marché, la concurrence.

Jean-Louis ne peut probablement pas acquérir d’un coup toutes les méthodes de Claudine ; mais en choisissant de travailler l’un ou l’autre de ces axes, il va peu à peu améliorer son organisation et diminuer son stress.

Renaud CHEREL  



Voir aussi dans ce blog :
    Équilibre vie pro-vie perso
    Travail et loisirs