S'organiser dans son travail

Jean-Louis travaille dans le service qualité d’une PME. Il est constamment débordé dans son travail : les dossiers s’empilent sur son bureau, il en est réduit à parer au plus urgent. C’est le stress quotidien, et il lui arrive souvent ramener des dossiers à la maison pour les travailler le soir ou bien le week-end. Il se rend bien compte que cela ne peut pas durer ; mais il ne sait pas comment se sortir de cette situation.

Claudine, très organisée dans son travail

Claudine, elle, gère une collection dans une maison d’édition. Elle doit impérativement respecter les délais de sortie en tenant compte des relations complexes avec les différents corps de métiers qui se succèdent pour produire un livre, des délais techniques, des retards des prestataires. Et pourtant, elle est suffisamment organisée pour faire face aux contraintes et aux imprévus de son métier. Quel est donc son secret ?

L’organisation, c’est essentiellement une affaire de tempérament, me direz-vous : certaines personnes sont naturellement très ordonnées et aiment prévoir les choses à l’avance, alors que d’autres préfèrent improviser selon les circonstances et sont plus à l’aise dans un certain désordre. Mais les choses ne sont pas si simples : d’abord, parce que l’organisation dans l’espace et la capacité de se projeter dans le temps sont deux aptitudes complètement différentes ; une même personne ne possède pas forcément les deux au même degré. Ensuite, nous constatons bien que, selon les domaines d’activité, nous ne sommes pas organisés de la même façon : Cyril, agent commercial très organisé dans son travail, est particulièrement désordre à la maison. Geneviève, si méthodique dans l’organisation des journées en période scolaire, laisse les choses se faire pendant les vacances.

En fait, l’organisation, cela s’apprend, à partir du moment où nous l’appliquons dans un domaine particulier où nous sommes motivés. Claudine s’appuie sur cinq grands axes :

Gérer son budget temps
Claudine a constaté qu’en général, plus elle dispose de temps pour faire un travail donné, plus ce travail prendra de temps. C’est pourquoi, pour chaque tâche à venir, elle évalue le temps nécessaire et elle prévoit un budget temps en incluant une marge de manœuvre pour les imprévus.

Optimiser ses capacités personnelles
Claudine a appris à se connaître et optimise ses capacités personnelles : elle mémorise l'important, et pour le reste elle utilise des outils ou elle délègue les tâches qu’elle ne peut ou ne sait pas faire. Elle se garde des temps de créativité et organise au mieux son espace de travail.

Gérer la succession des tâches
Elle privilégie les séquences de travail homogènes en gérant au mieux les interruptions inévitables. Elle fait alterner les séquences plutôt que de chercher à tout faire en même temps.

Affecter les priorités
Claudine a une claire vision des priorités de l'entreprise et des siennes, de sa mission. Elle décide rapidement de ce que je dois faire, déléguer, ou laisser tomber.

Situer dans le contexte
Claudine vérifie régulièrement que ses objectifs sont en phase à la fois avec les besoins internes de l'entreprise (son chef, ses collègues) et avec le marché, la concurrence.

Jean-Louis ne peut probablement pas acquérir d’un coup toutes les méthodes de Claudine ; mais en choisissant de travailler l’un ou l’autre de ces axes, il va peu à peu améliorer son organisation et diminuer son stress.

Renaud CHEREL  



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    Équilibre vie pro-vie perso
    Travail et loisirs